Entdecke, wie LOP Burndown-Charts dein Projektmanagement revolutionieren können
"Projektmanagement: Das Navigieren eines Tankers durch den Sturm"
Das Management komplexer Projekte wurde uns gegenüber schon häufig mit dem "Navigieren eines Tankers durch einen Sturm" verglichen.
Projektleiter als Kapitäne ihres Tankers sind auf die schnelle Erfassung und Verarbeitung von Informationen angewiesen, um rechtzeitig die richtigen und angemessenen Maßnahmen zur Zielerreichung zu ergreifen. LOP Burndown-Charts sind ein wichtiges Instrument um sicher durch den Sturm zu navigieren.
Wir werden in diesem Artikel insbesondere auf Burndown-Charts für Industrie-Projekte, beispielsweise beim Aufbau, Umbau oder der Inbetriebnahme von Anlagen und Maschinen, eingehen.
Folgendes erfährst du in diesem Beitrag:
Also, legen wir los!
LOP Burndown Charts sind ein Instrument im agilen Projektmanagement, die dazu dienen, den Fortschritt eines Projekts im Hinblick auf das Arbeitsvolumen über die Zeit graphisch darzustellen.
LOP steht für 'List of Open Points' und bezeichnet eine Auflistung aller noch nicht abgeschlossenen Aufgaben.
Dabei handelt es sich meist um ursprünglich nicht geplante Aufgaben - also Mängel, Tätigkeiten oder Probleme, die erst während der Projektumsetzung auftreten und unsere Aufmerksamkeit fordern!
Wichtig dabei: Im Laufe der Projektumsetzung fallen immer mehr solcher offenen Punkte an. So viele, dass die Erfassung wie auch Abarbeitung dieser Aufgaben überwacht und gesteuert werden muss.
Burndown-Charts sind wichtig, da sie Teams ermöglichen, auf einen Blick zu erkennen, wie viele offene Punkte noch vor ihnen liegen und ob sie mit der Abarbeitung im Zeitplan sind.
Ein gut gestaltetes LOP Burndown-Chart bietet eine klare Visualisierung der aktuellen Leistung im Vergleich zur geplanten Leistung und hilft somit, Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Dadurch können Projektteams proaktiv handeln, um Probleme zu lösen und das Projekt zurück auf Kurs zu bringen.
Um ein LOP Burndown-Chart zu erstellen, müssen zunächst alle offenen Punkte des Projekts erfasst und mit Schätzungen für den Aufwand versehen werden. Einfacher gesagt als getan, denn dafür werden im Projektmanagement eigene Tracking-Tools verwendet. Aber das ist ein Thema für einen eigenen Beitrag - hier also erstmal zum Chart.
Die offenen Punkte werden in einem Diagramm aufgetragen, wobei die y-Achse den verbleibenden Aufwand (oder wahlweise die Anzahl offener Punkte) und die x-Achse die Zeit darstellt.
Zu Beginn des Beobachtungszeitraums wird die Gesamtmenge des Aufwands auf der y-Achse eingetragen. Mit jedem Arbeitstag wird der tatsächlich erledigte Aufwand abgetragen, sodass eine abfallende Linie – der Burndown – entsteht.
Gerade zu Beginn des Projekts wird der Anstieg offener Punkte die Zahl der abgearbeiteten Punkte übersteigen. Die charakteristische Burndown-Kurve tritt erst später ein.
Wichtig bei der Erstellung ist die regelmäßige Aktualisierung des Charts, um die tatsächliche Arbeitsleistung im Vergleich zur geplanten zu dokumentieren. Nur so kann das Management-Tool seine volle Wirkung entfalten und die Projektsteuerung unterstützen.
Ein klassisches Burndown-Chart könnte so aussehen. Die blaue Linie ist die Gesamtzahl erfasster Aufgaben, die schwarze Linie zeigt die noch nicht erledigten Aufgaben:
Für eine Aufgabe gibt es in diesem Burndown-Chart nur drei Status. Offen, Abgeschlossen und 'Kontrolle' - hier wurde mit 'Kontrolle' also ein zusätzlicher Status eingeführt, um wichtige Aufgaben oder Terminverzüge hervorzuheben und im Blick zu behalten.
Ein LOP Burndown-Chart richtig zu interpretieren, ist entscheidend für das Projektmanagement.
Eine ideale Burndown-Linie fällt gleichmäßig und zeigt an, dass die Arbeit wie geplant voranschreitet.
Abweichungen von dieser Linie können auf Probleme hinweisen. Steht die Linie beispielsweise, bedeutet dies, dass keine Fortschritte erzielt wurden. Steigt sie gar an, wurden mehr neue Aufgaben hinzugefügt als abgearbeitet wurden.
Es ist wichtig, nicht nur auf die Tendenz der Linie zu achten, sondern auch auf die Form. Erratische Schwankungen können auf unregelmäßige Arbeitsleistung oder auf Schätzfehler bei der Planung hinweisen. Durch die frühzeitige Erkennung solcher Muster können Projektleiter Gegenmaßnahmen ergreifen und somit die Effizienz des Teams steigern.
Wichtig zu beachten: Das Burndown-Chart zeigt, je nach Ausführung, nur die Anzahl tatsächlich erfasster und abgearbeiteter Aufgaben an. Es lässt erstmal keine Schlüsse auf die Art, den Umfang und die Priorität der Aufgaben zu.
Wenn die Anzahl der Aufgaben grundsätzlich abnimmt, ist das schön. Wenn aber gleichzeitig die Zahl kritischer Probleme gleich bleibt oder gar zunimmt, ist Handlung seitens des Projektmanagements geboten.
Es kann also durchaus Sinn ergeben, für eine bestimmte Art Fehler oder Mangel ein eigenes LOP Burndown-Chart zu erstellen, da die Abarbeitung dieser vielleicht besonders sicherheitsrelevant ist.
Für den effektiven Einsatz von LOP Burndown-Charts gibt es einige bewährte Methoden. Dazu gehört, dass das Chart für das gesamte Team sichtbar gemacht wird, etwa durch Aushang oder in einem gemeinsamen digitalen Tool.
Ebenso sollten die Daten im Chart immer auf dem neuesten Stand gehalten werden, um die Genauigkeit der Projektüberwachung zu gewährleisten.
Schauen wir uns mal ein professionelles Burndown-Chart an. In diesem Fall aus der Automobilindustrie für den Anlauf einer Autofertigungslinie:
Das eigentliche Burndown-Chart befindet sich hier mittig-links. Rund um das Burndown-Chart wurden aber noch weitere relevante Informationen mit Bezug zum Chart bereitgestellt.
In diesem Projekt gibt es folgende Status für einen offenen Punkt:
Insbesondere der Status 'Geprüft n.i.O.' (Geprüft, nicht in Ordnung) ist spannend.
Häufig werden erfasste Mängel vom beauftragten Subunternehmen notdürftig behoben, als erledigt markiert und nicht weiter hinterfragt. Wenn der Mangel dann erneut auftritt, gibt es eine späte, böse Überraschung. Mit diesem Status behält das Team auch Nachbesserungen im Blick.
Mehr Übersicht und Kontrolle bieten auch die vier Bereiche 'Priorität', 'Betriebsbereit Übergabe' (BBÜ), 'Verantwortliche Abteilung' und 'Defekt-Kategorie'.
Hier können besonders wichtige Aufgaben hervorgehoben, Phasen abgebildet oder sogar bestimmte Abteilungen und Gewerke sowie Aufgaben-Kategorien analysiert werden.
So weiß jede Abteilung, wie sie bei der Abarbeitung offener Punkte performt und wo noch Handlungsbedarf besteht.
Hinweis: 'Leer' oder 'Empty' weist darauf hin, dass hier entweder ein Feld 'Sonstiges' existiert oder zum Beispiel externe Projektteilnehmer wie Lieferanten nicht näher benannt wurden.
Die Verantwortung über diese Aufgaben ist unspezifisch oder wird gezielt einzelnen Lieferanten und Teammitgliedern zugewiesen.
Regelmäßige Besprechungen, in denen das Burndown-Chart diskutiert wird, fördern das Verständnis aller Teammitglieder für den Projektstatus und ermöglichen es, kollektive Entscheidungen zur Priorisierung von Aufgaben zu treffen. Eine klare Definition dessen, was als 'erledigt' gilt, ist ebenfalls wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und die Datenintegrität sicherzustellen.
Zu guter Letzt lassen sich in der Darstellung 'LOP pro Station' nochmal besondere Brennpunkte oder Schwerpunkte auf bestimmte Bereiche der Anlage hervorheben.
Insgesamt ist das Chart schon sehr umfangreich. Wenn man aber jede Woche nur den Blick auf die Änderung und den Fortschritt wirft, stellt sich schnell eine hervorragende Transparenz und allgemeines Wissen über die Probleme und Performance der einzelnen Bereiche und Teams ein.
Bestenfalls füllt sich das Chart vollautomatisch durch direkten Datenexport aus den verwendeten LOP- oder Fortschrittserfassungssystemen. Erfahre zum Ende des Artikels mehr.
Ein häufiger Fehler bei der Nutzung von LOP Burndown Charts ist die Vernachlässigung von Updates, was zu einer Verfälschung der Projektfortschrittsdarstellung führt. Es ist essentiell, dass alle Teammitglieder ihre Fortschritte kontinuierlich einpflegen.
Eine Vernachlässigung von Updates ist erkennbar durch einen sprunghaften Anstieg oder eine sprunghafte Reduzierung offener Punkte mit großen Zeitabständen dazwischen.
Hier erfasst ein Teammitglied oder Lieferant den Status nur unregelmäßig oder beispielsweise einmal alle zwei Wochen - viel zu selten, um im Burndown-Chart zuverlässige Daten vorzufinden, auf deren Basis Entscheidungen getroffen werden können.
Zudem sollte vermieden werden, das Chart mit zu vielen Details zu überladen, da dies die Lesbarkeit beeinträchtigt und die Kerninformationen verschleiert.
Ein weiterer Fehler ist die fehlende Anpassung des Charts an die spezifischen Bedürfnisse des Projekts. Nicht jedes Projekt eignet sich für die Standarddarstellung eines Burndown Charts. Daher kann es notwendig sein, das Chart individuell anzupassen.
Letztlich ist es wichtig, dass das Chart als Werkzeug zur Förderung der Kommunikation und nicht als Kontrollinstrument verwendet wird.
Nur so kann eine Atmosphäre des Vertrauens und der Zusammenarbeit im Team sichergestellt werden.
In der Welt des Projektmanagements ist es entscheidend, die Vielzahl an offenen Punkten und Mängeln effizient zu erfassen und zu bearbeiten.
Die Projektsteuerungssoftware COMAN bietet hierfür eine innovative Lösung, die es Teams ermöglicht, direkt vor Ort auf der Baustelle oder in der Anlagen Aufgaben zu erfassen und in Echtzeit in ein zentrales System einzuspeisen.
Bei der Erfassung mit der COMAN Mobile gibt es eine intuitive Nutzerführung. Offene Punkte werden klassifiziert, beschrieben, zugewiesen und zentral gespeichert.
Ein Besprechungsmodus ermöglicht es, Mängel im Team oder in größerer Projektsteuerungsrunde zu filtern und gezielt zu besprechen. Die Daten fließen parallel in das COMAN Dashboard.
Durch die Nutzung von Burndown-Charts im COMAN Dashboard erhalten Projektteams einen klaren Überblick über den Fortschritt der Abarbeitung und können frühzeitig Abweichungen erkennen.
Die Visualisierung der aktuellen Leistung im Vergleich zur geplanten Leistung ermöglicht es, proaktiv zu handeln und das Projekt zurück auf Kurs zu bringen. Auch können von hier mit nur einem Klick individuelle Berichte mit entsprechenden LOP Burndown-Charts und weiteren Details als PDFs, Excel- oder PowerPoint-Reportings ausgeleitet werden.
In diesem Blog-Beitrag haben wir die Bedeutung und Anwendung von LOP Burndown-Charts im Projektmanagement untersucht.
Wir haben gelernt, wie wichtig es ist, das Chart regelmäßig zu aktualisieren, um den Fortschritt des Projekts genau zu verfolgen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen. Durch die richtige Interpretation und Anpassung des Charts können Teams effizienter arbeiten und bessere Entscheidungen treffen.
Mit der Nutzung von Tools wie COMAN können Teams die Effizienz ihrer Projektsteuerung steigern und den Erfolg ihrer Projekte sicherstellen. Lassen Sie uns gemeinsam die Welt der LOP Burndown-Charts weiter erkunden und erfahren, wie sie Ihr Projektmanagement auf das nächste Level bringen können. Bleiben Sie dran für weitere spannende Einblicke und Tipps!
Die COMAN Software wurde mit dem ersten Platz in der Kategorie "Transformation der Digitalen Fabrik" beim Factory Innovation Award 2024 ausgezeichnet.
Das 2018 gegründete Software-Startup COMAN aus Stendal überzeugt neue wie alte Investoren und sammelt Geld im siebenstelligen Bereich ein.
Software unterstützt nicht nur bei der Erfassung und Verfolgung von Mängeln, sondern ermöglicht auch die Automatisierung von Prozessen und die...