So nimmst du dein Team mit: 5 Schritte für erfolgreiche digitale Freigaben – inklusive Praxisbeispiele und Change-Management-Tipps.
Du hast die Entscheidung getroffen, Freigabeprozesse zu digitalisieren – ein kluger und längst überfälliger Schritt. Schließlich kosten manuelle Abstimmungen, Excel-Chaos und Tool-Wildwuchs nicht nur Nerven, sondern auch wertvolle Zeit und Geld.
Doch oft beginnt die eigentliche Herausforderung erst nach der Entscheidung: Wie bekommst du dein Team mit an Bord?
Denn digitale Tools sind nur so gut wie die Menschen, die sie nutzen. Wenn Mitarbeitende die neue Lösung ablehnen, sie nur halbherzig anwenden oder sich übergangen fühlen, bleiben die versprochenen Vorteile aus. Statt Effizienzgewinn gibt es Frust. Statt Transparenz – Widerstand.
Dabei geht es oft gar nicht darum, völlig neue Denkweisen einzuführen – sondern vielmehr darum, bestehende Vorgaben, Standards und Prozesse endlich praktikabel zu machen. Viele Unternehmen haben längst definierte Abläufe für Abnahmen, Dokumentation oder Qualitätsprüfungen. Doch im Projektalltag bleiben diese häufig auf der Strecke: zu aufwendig, zu kleinteilig, zu weit weg von der Realität. Eine digitale Lösung kann helfen, diese Regeln nicht nur umzusetzen, sondern sie verständlich, effizient und nachvollziehbar ins Tagesgeschäft zu integrieren.
Genau hier setzt dieser Artikel an: Wir zeigen dir, wie du dein Team Schritt für Schritt für digitale Freigaben gewinnst – ob im Anlagenbau, in der Automobilindustrie oder bei den Stadtwerken. Praxisnah, motivierend und mit einem klaren Ziel: Dein Projektteam mitnehmen und echte Wirkung erzielen.
Die Einführung eines neuen Systems wie der COMAN Digitalen Abnahme verändert eingefahrene Abläufe – und das ist gut so. Aber: Jede Veränderung bedeutet erstmal Unsicherheit. Neue Klickwege, neue Zuständigkeiten, neue Denkweisen. Genau deshalb ist professionelles Change-Management keine Kür, sondern Pflicht.
Change-Management bezeichnet alle Maßnahmen, die den Wandel in Organisationen bewusst gestalten – insbesondere bei der Einführung neuer Technologien oder Prozesse. Ziel ist es, Betroffene zu Beteiligten zu machen. Denn laut der internationalen Prosci-Studie (2022) zur digitalen Transformation:
Quelle: Prosci - Best Practices in Change Management, 2022 - Link
Das bedeutet im Umkehrschluss:
Je besser du den Wandel begleitest, desto größer die Chance auf Erfolg.
Abnahmen und Freigaben sind keine rein organisatorischen Vorgänge – sie sind rechtlich, finanziell und prozessual hoch relevant. Sie dokumentieren, dass ein Arbeitspaket korrekt und vollständig abgeschlossen wurde – und sind damit oft Voraussetzung für:
Zahlungsfreigaben gegenüber Dienstleistern oder Lieferanten
interne Übergaben an andere Gewerke oder Projektphasen
Nachweispflichten gegenüber Kunden, Auditoren oder Behörden
Haftungsausschluss für bereits geleistete Arbeiten
Revision und Compliance z. B. nach ISO 9001, VOB oder internen QM-Richtlinien
Wenn diese Prozesse nicht sauber durchgeführt oder lückenhaft dokumentiert sind, kann es teuer werden. Ein reales Beispiel aus einem Maschinenbauprojekt:
🔥 Aufgrund fehlender Abnahmeprotokolle wurden Leistungen in Höhe von über 180.000 € nicht rechtzeitig fakturiert – das belastete nicht nur die Liquidität, sondern führte zu langwierigen Klärungen mit dem Kunden. 🔥
Ein häufiges Szenario aus der Praxis:
Quelle: COMAN Kundeninterview 2025
Die Folge:
Freigabeprozesse sind also weit mehr als eine Checkbox – sie sind der verbindende Schlüssel zwischen Technik, Qualität, Recht und Projektsteuerung. Umso wichtiger, dass dein Team sie versteht und aktiv mitträgt.
Bevor ein Team sich auf eine neue Lösung wie die digitale Abnahme einlässt, müssen oft erst mentale Hürden abgebaut werden. Widerstände sind dabei nichts Ungewöhnliches – sie sind ein natürlicher Teil jedes Veränderungsprozesses. Entscheidend ist, dass du sie erkennst, ernst nimmst und aktiv adressierst.
🔹 „Noch ein neues Tool – wir haben doch schon genug!“
Viele Projektbeteiligte erleben heute eine Tool-Überlastung: SAP, Outlook, Excel, Bauzeitenpläne, Lieferantenportale … Die Einführung eines weiteren Systems wird schnell als zusätzliche Belastung empfunden - auch wenn sie eventuell sogar mehrere alte Tools ablöst.
🔹 „Ich verliere die Kontrolle über meine Arbeit.“
Transparenz ist gut – aber nur, wenn sie nicht als Kontrolle missverstanden wird. Mitarbeitende haben oft Angst, dass sie durch digitale Freigabeprozesse gläsern werden oder Fehler stärker sichtbar sind.
🔹 „Das kostet nur wieder Zeit.“
Gerade auf der Baustelle oder in der Montage zählt jede Minute. Ein neues System, das nicht auf Anhieb funktioniert oder zu komplex wirkt, wird schnell abgelehnt – selbst wenn es langfristig hilft.
🔹 „Wir kommen doch auch so klar.“
Routine gibt Sicherheit. Wenn Abnahmen bislang mit Zettel, Excel und Bauchgefühl „irgendwie funktioniert“ haben, sehen viele keinen akuten Handlungsbedarf – obwohl sie regelmäßig unter Medienbrüchen und Abstimmungslücken leiden.
🔹 „Ich weiß gar nicht, was das mit mir zu tun hat.“
Ohne gezielte Kommunikation bleibt oft unklar, wer welche Rolle im neuen Freigabeprozess spielt. Fehlende Einbindung führt schnell zu Unsicherheit oder sogar passivem Widerstand.
Ein bekanntes Modell zur Erklärung dieser Reaktionen ist die „Change Curve“ nach Elisabeth Kübler-Ross, ursprünglich aus der Trauerforschung abgeleitet und später auf Veränderungsprozesse in Unternehmen übertragen. Es beschreibt typische Phasen wie:
Schock / Ablehnung: „Das kann doch nicht funktionieren.“
Widerstand: „Das will ich nicht!“
Rationale Einsicht: „Vielleicht ist es doch sinnvoll …“
Emotionale Akzeptanz: „Ich sehe die Vorteile für mich.“
Integration: „Ich nutze das neue System selbstverständlich.“
👉 Wichtig: Jeder Mensch durchläuft diese Phasen unterschiedlich schnell. Als Projektverantwortlicher solltest du dein Team gezielt dabei begleiten, von Ablehnung in Akzeptanz zu kommen.
Im nächsten Kapitel zeige ich dir einen konkreten 5-Schritte-Plan, wie du deinem Team die Ängste nehmen und echte Begeisterung wecken kannst – inklusive Pilotprojekten, gezielter Kommunikation und smarter Schulungskonzepte.
Digitale Freigaben sind kein Selbstläufer – aber mit dem richtigen Vorgehen wird daraus ein echter Kulturwandel mit Wow-Effekt. Die folgenden fünf Schritte haben sich in der Praxis bewährt, um Teams erfolgreich mitzunehmen:
Menschen akzeptieren Veränderungen leichter, wenn sie nicht nur betroffen, sondern beteiligt sind. Deshalb: Binde Schlüsselpersonen und spätere Nutzer*innen schon in der Auswahl- oder Pilotphase mit ein. Das erhöht die Akzeptanz und liefert wertvolles Feedback für eine passgenaue Einführung.
🔧 Praxis-Tipp:
Stell ein kleines „Projektteam Digitale Abnahme“ zusammen – mit Vertreter*innen aus allen betroffenen Bereichen (z. B. Projektleitung, QS, Montage, IT).
Für dein Team zählt nicht, ob ein Tool „mehr kann“ – sondern was es ihnen abnimmt. Formuliere Vorteile konkret aus der Sicht der Anwender:
"Du musst nur noch ein Tool benutzen, anstatt vier."
„Du sparst dir doppelte Dokumentation.“
„Du musst nicht mehr im Projektteam anrufen, um den Freigabestatus zu erfahren.“
„Du hast immer die aktuellste Version der Abnahmeliste – sogar auf dem Handy.“
🎯 Merke: Was nützt, wird genutzt. Lass dir vom Software-Anbieter erklärendes Info-Material für deine Teams geben oder erstelle eigene Unterlagen.
Starte klein, aber sichtbar: Ein begrenzter Anwendungsfall mit klar definierten Abläufen eignet sich perfekt als Einstieg. So erkennt dein Team direkt den Mehrwert – ohne die Komplexität eines Gesamt-Rollouts.
📌 Beispiel:
Im Anlagenbau könnte z. B. ein Abnahmebereich wie „Elektroinstallation in Halle 2“ als Pilot dienen – mit klar definierten Maßnahmen, Prüfpunkten und Rollen.
🔄 Wichtig: Ergebnisse dokumentieren, Lessons Learned sammeln und auswerten!
Niemand will erst ein Handbuch lesen, bevor er loslegen kann. Halte die Einstiegshürden niedrig:
kurze Schulungsvideos oder In-App-Touren
praxisnahe Anleitungen mit Screenshots
Ansprechperson oder Support-Chat für Fragen im Alltag
💡 Tools wie die „Digitale Abnahme“ von COMAN setzen hier an – mit intuitiver Oberfläche, klaren Workflows und rollenbasierten Ansichten, die sich an der realen Projektstruktur orientieren.
Veränderung ist kein Einmalereignis, sondern ein Prozess. Ermögliche deinem Team, Rückmeldungen zu geben – und zeige, dass diese gehört werden:
Regelmäßige Retros im Pilotprojekt
Anpassung der Prozesse oder Masken, wenn sinnvoll
„Quick Wins“ öffentlich sichtbar machen („Das haben wir dank eures Feedbacks geändert …“)
🔁 So entsteht echtes Vertrauen und Mitgestaltung.
📈 Ergebnis:
Du schaffst nicht nur ein neues digitales System, sondern eine neue Haltung im Team: Probleme werden offen adressiert, Prozesse gemeinsam gestaltet, Verantwortung geteilt. Das ist der Schlüssel zu langfristiger Akzeptanz – und erfolgreicher Projektarbeit.
Digitale Freigabeprozesse funktionieren nicht nur in der Theorie – sie bewähren sich längst in der Praxis. Hier zeigen wir dir, wie verschiedene Branchen die Digitale Abnahme mit COMAN erfolgreich einsetzen – und welche konkreten Mehrwerte dabei entstehen:
„Freigabe von Montagelinien beim Ramp-up neuer Werke“
Ein OEM steht kurz vor SOP (Start of Production). In der Endmontage müssen hunderte Stationen abgenommen werden – teilweise parallel durch unterschiedliche Gewerke. Bisher lief das über Excel-Listen, manuelle Reports und Abstimmungen per Mail.
🔍 Mit COMAN:
Alle offenen Punkte und Maßnahmen an einer Stelle
Statusaktualisierung in Echtzeit
Revisionssichere Protokolle für jeden Freigabeschritt
„Funktionale Abnahme durch Fachabteilungen und Kunden“
In einem mittelständischen Sondermaschinenbauunternehmen musste jeder Abschnitt vor Übergabe vom Kunden und von QS freigegeben werden. Je nach Baugruppe passierten die Freigaben jedoch zeitlich versetzt, schriftlich und nicht eindeutig dokumentiert.
🔍 Mit COMAN:
Klare Freigabeinstanzen je Maßnahme (z. B. Elektrotechnik, Pneumatik, Mechanik)
Mobile Durchführung auf dem Tablet
Sofortige Freigabe mit digitaler Signatur und Zeitstempel
📊 Ergebnis:
Kürzere Freigabezyklen, weniger Abstimmungsaufwand, transparente Kommunikation mit dem Kunden.
„Technische Abnahme bei Instandhaltungs- und Bauprojekten“
Ob Trafostation, Umspannwerk oder Netzausbau – bei Versorgern gelten strenge QM-Vorgaben und Dokumentationspflichten. Die Projektleitung musste sich früher durch PDF-Protokolle, E-Mail-Verläufe und lokale Dateien kämpfen.
🔍 Mit COMAN:
Alle Prüfpunkte digital im Hallen-/Lageplan dokumentiert
LoP (List of Open Points) live editierbar im Teammeeting
Abnahmeberichte direkt exportierbar für Auditoren
Generalunternehmer: Freigaben im Rahmen von Baufortschrittsmeldungen
Pharma & Lebensmittel: Revisionssichere Inbetriebnahme-Dokumentation
Luftfahrt & Bahn: Digitale Nachweise für Zulassungskonformität
Diese Beispiele zeigen: Digitale Freigaben lassen sich an jede Branche und jedes Projektumfeld anpassen – und sie liefern schnell sichtbare Erfolge.
Digitale Freigabeprozesse sind kein Selbstzweck. Sie schaffen Struktur, Transparenz und Geschwindigkeit – aber nur, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, mitgenommen werden. Change-Management ist dabei kein Extra, sondern der entscheidende Hebel für den Erfolg.
Du hast in diesem Artikel gelernt, wie du dein Team auf diesem Weg begleiten kannst:
mit klarer Kommunikation und echtem Nutzenversprechen,
mit kleinen, sichtbaren Erfolgen statt großen Rollout-Baustellen,
mit praxisnaher Schulung und offenem Feedback,
und mit einem Tool, das sich an dich anpasst – nicht umgekehrt.
Die Digitalisierung der Freigabe ist mehr als ein technisches Upgrade. Sie ist ein Signal an dein Team:
„Wir machen es euch leichter, eure Arbeit gut zu machen.“
Du willst wissen, wie die Digitale Abnahme von COMAN konkret in deinem Unternehmen eingeführt werden kann?
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