Die Innovationen einer Projektmanagement-Software können im Team unter Umständen schwer zu verkaufen sein. Oftmals wird bereits seit längerer Zeit nach etablierten Mustern gearbeitet, die mehr oder weniger gut funktionieren. Dennoch lässt sich, gerade beim Projektmanagement im hochkomplexen Anlagenbau, vorhandenes Potenzial mit einer speziell zugeschnittenen Software deutlich besser ausnutzen. Wie also kann die Unterstützung des Teams für die neue Lösung gewonnen werden?
Einer der wichtigsten Punkte auf dem Weg zur Anwendung der Projektmanagement-Software für den Anlagenbau ist es, Akzeptanz für das Produkt zu schaffen. Dabei kann in der Vorbereitungsphase schon vieles richtig gemacht worden sein – wenn die späteren Anwender trotz alledem nicht mitziehen, wird die erfolgreiche Umsetzung der Software-Einführung deutlich herausfordernder.
Dass eine Innovation, wie eine Projektmanagement-Software, nicht sofort im Team angenommen wird, kann häufiger vorkommen. Wurden im Vorfeld keine präventiven Maßnahmen ergriffen, kann es passieren, dass die Innovation per Software im Team bereits von vornherein auf Ablehnung stößt. Das Team in Sachen Projektmanagement-Software vor vollendete Tatsachen zu stellen, ist im Allgemeinen nicht zu empfehlen. Stattdessen wird dazu geraten, die Anwender bereits früh in die Beratschlagungen über eine neue Software miteinzubeziehen. So können sie Wünsche äußern und die Mindestanforderungen mitgestalten.
Zeigen die Mitarbeiter dennoch Widerstand gegen die Innovation, kann eine Software-Demonstration helfen, Vorteile im Team aufzuzeigen. Ein beliebtes Beispiel ist die Gegenüberstellung eines bisherigen Prozesses und der neuen, verbesserten Lösung über die Software. So wird effektiv die wichtigste Frage beantwortet – die nach dem „Warum“. Auch die Nutzerfreundlichkeit kann an dieser Stelle betont werden – gerade im sehr komplexen Anlagenbau ist die Vereinfachung von Abläufen bei gleichbleibender oder sogar gesteigerter Qualität eine Trumpfkarte.
Ist die Implementation der Projektmanagement-Software weit genug fortgeschritten, sind geführte Schulungen der perfekte Weg, Erfahrung mit der neuen Software zu sammeln. Die Ausbildung von Mitarbeitern zu Key-Usern hilft hier effektiv dabei, Berührungsängste abzubauen und Hemmschwellen im Team zu senken. Die Key-User kennen das Unternehmen sowie im Idealfall die Mitarbeiter und wissen genau um die Stärken der Software. Somit werden auch innerhalb der Mitarbeiterstruktur kompetente Ansprechpartner für alle Fragen geschaffen und die Anwender wissen sofort, an wen sie sich mit ihren Fragen wenden können. Die Begeisterung für die neue Software wird so ganz automatisch durch die relevanten Unternehmensteile getragen.
Eine Projektmanagement-Software ist dafür gedacht, über die gesamte Bauphase hinweg verwendet zu werden – auch der Faktor Zeit kann also dabei helfen, eventuelle Wogen zu glätten. Je mehr Erfahrung das Team mit der Software sammelt, desto leichter fällt auch der Umgang. Gleichzeitig wird es den Key-Usern ermöglicht, Feedback von Mitarbeitern zu sammeln und an die Entwickler weiterzugeben. Die Software wird so an die Anforderungen des Unternehmens angepasst, nicht umgekehrt. Diese Innovation mit der Software-Einführung auf individueller Basis ist in den meisten Fällen mit kleinen Anpassungen auch auf Folgeprojekte übertragbar. Das spart Zeit in der Vorbereitung und führt dazu, dass der Umgang mit der neuen Lösung zur Gewohnheit wird.
Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software hängt immer auch von den Anwendern ab. Die beste Software kann ihr Potenzial nicht entfalten, wenn das Team sich gegen die Neuerungen sperrt. Stoßen Projektleiter auf Widerstand, gilt es also, Berührungsängste abzubauen und Feedback anzunehmen. Hier liegt der Schlüssel zur erfolgreichen Etablierung einer Projektmanagement-Software.
COMAN geht genau diesen Weg: Die Einführung der Software und der damit verbundenen Produktwelt erfolgt in enger Absprache mit den Mitarbeitern in Unternehmen. Speziell ausgebildete Key-User führen Schulungen durch, stellen Vorteile heraus, nehmen Fragen auf und reichen das Feedback an die Entwickler weiter. Auf diese Weise wird die Nutzererfahrung immer weiter verbessert, während gleichzeitig auf der Mitarbeiterseite die Familiarität im Umgang steigt. Diese Arbeit wird auch im laufenden Projekt fortgesetzt, womit eine ständige Optimierung erfolgt.